Imagina que estás en el trabajo y te piden que organices una reunión, hagas tres llamadas, reserves unos billetes de avión, encargues un servicio de café para la tarde, pidas material de oficina al proveedor, avises a mantenimiento para que arreglen la puerta del baño y llames al colegio del hijo de tu jefe para decir que hoy no irá porque está enfermo.
¿Por dónde empezarías? Apuntándolo todo, ya sea en notitas, post-it, una libreta o en una hoja de word o excel en el ordenador. Pero, a no ser que tengas una mente privilegiada y una memoria de elefante, deberás apuntarlo para no olvidar nada.
En casa ocurre lo mismo. Compra semanal, fiesta infantil, comprar los leotardos para la función del cole, cena con amigas, llevar el traje a la lavandería, recoger los zapatos que llevaste a arreglar al zapatero, preparar unas fotos para un trabajo de tu hijo, pedir cita al pediatra para que le pongan a tu hija la famosa, agotada y cara Bexsero...
Apuntalo todo. TO-DO. ¿Dónde? Allí donde te sea más práctico acceder. Si sabes que pierdes los post-it que pegas en la pantalla del ordenador o que las notitas sujetas con imán en la nevera salen volando, no te arriesgues. Lo que mejor me funciona a mí es la agenda de Google. Práctica y accesible desde cualquier parte. Puedo echarle un vistazo en cualquier momento desde el ordenador, desde el móvil o desde la tablet. Además puedes configurar los avisos, compartir citas con personas implicadas, señalar por colores o crear distintas agendas ya sea para casa, el trabajo o el ocio. O incluso una por cada niño si tienes más de un hijo, y otra para tu marido si queréis repartir tareas.
Yo uso dos agendas:
- La personal: Donde anoto todo lo que está relacionado con la casa y mis hijos. Ahí también tengo marcadas las horas destinadas a trabajo para que no se solapen con las personales.
- La profesional: Donde llevo el control de las consultorías realizadas y por realizar.
Llevar la agenda al día es esencial y es muy importante que lo anotes todo, aunque te parezca una tontería. Por ejemplo, yo suelo hacer la compra online los miércoles o los jueves por la noche, para recogerla el viernes por la mañana. En mi agenda tengo anotado el jueves a las 20 h. Hacer compra online y el viernes a las 9.30 h Recoger compra. Si cada semana hago lo mismo, no se me debería olvidar, pero cuando llegan las nueve de la noche y me siento en el sofá, mi cerebro se desconecta totalmente y olvido que soy persona. Diez minutos antes suena un aviso en el móvil para que no me olvide. Es mi cerebro de repuesto.
Pensarás que lo mío es exagerado pero también tengo anotado en la agenda cuándo toca limpieza, por ejemplo. Suelo organizarme el trabajo de tal manera que pueda tener una mañana o al menos 3 horas para poder dedicarlas a las tareas del hogar. De ese modo sé que esa mañana no puedo hacer otra cosa porque si no hago lo que me dicta la agenda no podré limpiar hasta la semana próxima y entonces ya no tendré el orden y limpieza que necesito para sentirme bien y sin estrés. Podría limpiar el sábado o el domingo, claro, y además ahí contaría con la colaboración de mi marido y mis hijos, pero ¿a quién le gusta limpiar el fin de semana? A mí no, para mí el fin de semana es para descansar.
Siempre actúo con prioridad. No dejaré de atender a un cliente o de realizar un trabajo porque tengo que limpiar. Buscaré otro día en la agenda donde pueda dedicar esas horas a las tareas e intentaré seguir la pauta.
En otro post te contaré cómo organizo la limpieza del hogar y cómo tenemos distribuidas las tareas en casa. Ya te adelanto que no es nada complicado porque, aunque disfruto con el orden y la limpieza, no disfruto nada limpiando.
¿Qué más anoto en la agenda? Funciones del colegio, excursiones, si mis hijos deben llevar algo especial al colegio, el día que toca gimnasia para no olvidarme de ponerle el chandal a mi hija, cuando debo recoger o llevar algo a algún sitio, o hacer una llamada, o enviar alguna documentación, revisar el seguro del hogar o del coche, pagar el alquiler, revisar las cuentas del banco...
Pero sobre todo, lo más importante, es que esas anotaciones coincidan con mi planificación. Es decir, lo que no puede pasar de su hora, como una visita al médico, debe seguir en su hora, pero organizo el día de modo que a las 5 de la tarde lo tenga libre para poder recoger a mi hija pequeña del colegio y poder dedicarme a ella al 100%. Y distribuyo todas mis tareas durante la semana para poder llegar a todo.
Además de los asuntos familiares y del día a día, está la agenda del trabajo que debe coincidir con la personal, porque no puedo estar llevando a mi hija al pediatra a la misma hora que tengo una consultoría, como es lógico. Pero al tenerlo todo apuntado se ve con más claridad qué horas tienes más libres que otras y cómo organizarte.
Quizá al leer esto te parezca que me complico la vida pero te aseguro que funciona. Pruébalo. Anota todo lo que tienes que hacer esta semana, todo, desde la compra hasta ir a la peluquería o hacerte las uñas, pásalo a la agenda y organiza tu tiempo. Sé realista. No le dediques 15 minutos a la peluquería cuando sabes que vas a estar 2 horas, por ejemplo. Anota también cuándo quieres ver esa serie nueva de Netflix o cuándo quieres empezar el último ebook que te has descargado. Todo. Anótalo todo, aunque te parezca una tontería. Y sigue la agenda, no te la saltes porque es como hacer dieta. Si te la saltas, la semana que viene tendrás aún más cosas por hacer y no verás la luz.
RECUERDA:
Usa una agenda, la que más te guste.
Anota todo, todo, lo que tienes o quieres hacer.
Distribuye bien el tiempo.
Haz caso de tu agenda, anotar las tareas te motivará a llevarlas a cabo.
Disfruta de tu tiempo libre y hazte un regalo de vez en cuando.